Всяка нова поръчка в KOREN означава и работа след нея — подготовка на товарителница, печат, проследяване на пратката и комуникация с клиента.
Свързахме онлайн магазина със Спиди и автоматизирахме административната част от този процес.
Резултатите се отнасят до внедрения процес по обработка и изпращане на поръчките в KOREN.
За клиента поръчката приключва с натискането на бутона „Поръчай“.
За екипа тогава започва работата по изпращането ѝ.
Данните за доставка трябва да стигнат до куриера. Трябва да бъде създадена товарителница, да се отпечата, пратката да бъде проследена, а клиентът да получава необходимата информация.
Всяка от тези стъпки сама по себе си отнема малко време. Повторена при всяка поръчка, всеки ден, тя се превръща в часове административна работа.
Свързахме магазина на KOREN директно със Спиди и изградихме процес около информацията, която клиентът вече е въвел при поръчката.
Вместо същите данни да бъдат преписвани отново за подготовката на пратката, системата ги използва в следващите стъпки.
Автоматизирахме създаването на товарителници, подготовката им за печат, проследяването на пратките и част от комуникацията с клиента.
След внедряването измерихме над 15 часа спестена работа седмично в процеса по обработка и изпращане на поръчките.
Това е време, което екипът вече не прекарва в преписване на информация, подготовка на едни и същи административни стъпки и ръчно проследяване на всяка пратка.
Хората продължават да правят това, което има нужда от човек — да подготвят продуктите, да пакетират поръчките, да комуникират с клиентите при необходимост и да реагират на необичайни ситуации.
Клиентът прави поръчката в KOREN и въвежда необходимите данни за доставка.
Това е моментът, в който информацията влиза в системата.
Необходимата информация от поръчката се използва за подготовката на пратката към Спиди.
Екипът не трябва да преписва ръчно данните на клиента за всяка нова поръчка.
Подготвените товарителници могат да преминат директно към процеса по печат.
Това премахва още една повтаряща се административна стъпка при подготовката на пратките.
След изпращането системата използва информацията за пратката, за да следи нейния статус.
Така процесът не приключва в момента, в който товарителницата е създадена.
Клиентът получава необходимите известия според движението на поръчката, без екипът да изпраща всяко съобщение ръчно.
Най-големият резултат от автоматизацията не е, че системата може да създаде товарителница.
Той е в това, че една малка повтаряща се задача вече не трябва да бъде извършвана от човек при всяка отделна поръчка.
Когато съберем спестеното време от целия процес, резултатът е над 15 часа седмично.
Това са почти два пълни работни дни, които могат да бъдат използвани за продуктите, клиентите и развитието на бизнеса.
Не всяка поръчка следва идеалния сценарий.
Понякога адресът трябва да бъде уточнен. Понякога има проблем с пратката, печата или доставката. Понякога просто е необходим разговор с клиента.
В тези ситуации екипът продължава да има контрол и може да се намеси.
Целта на автоматизацията не е да премахне човека от процеса. Целта е човекът да не губи време за действия, които системата може надеждно да извърши вместо него.
Разкажете ни как една поръчка преминава през бизнеса ви след получаването ѝ — какво преписвате, какво проверявате, кои системи използвате и кои действия се повтарят всеки ден.
Ще разгледаме процеса и ще обсъдим какво има смисъл да бъде свързано или автоматизирано.
